Perbedaan Pengadaan Barang dan Jasa Konvensional dan berbasis Elektronik

Pengadaan Barang dan Jasa Konvensional

Pada prinsipnya, pengadaan adalah kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa secara transparan, efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya. Yang dimaksud barang disini meliputi peralatan dan juga bangunan baik untuk kepentingan publik maupun privat. Pada dasarnya pengadaan barang dan jasa sistem konvensional adalah proses pengadaan barang dan jasa dimana kedua belah pihak, yaitu pihak pengguna yang diwakili oleh PPK dan pihak penyedia barang dan jasa saling bertemu dan masih melakukan kontak fisik pada setiap pengadaan barang dan jasa. Pengadaan barang dan jasa konvensional dilakukan dalam beberapa tahap, yaitu tahap perencanaan pengadaan, tahap pembentukan panitia, tahap prakualifikasi peserta, tahappenyusunan dokumen tender, tahap pengumuman tender, tahap pengambilan dokumen tender, tahap penentuan Harga Perkiraan Sendiri (HPS), tahap penjelasan tender (Aanwijzing), tahap penyerahan penawaran dan pembukaan penawaran, tahap evaluasi penawaran, tahap pengumuman calon pemenang, tahap sanggahan peserta lelang, tahap penunjukan pemenang, tahap penandatanganan kontrak dan terakhir tahap penyerahan barang dan jasa.Adapun kelemahan dari pengadaan barang dan jasa konvensional adalah

1. Informasi yang terbatas, sistem tradisional tidak mampu menyediakan informasi yang lengkap untuk semua penyedia barang dan jasa dan tidak dapat menghapuskan pendekatan segmental.
2. Public monitoring, sistem tradisional tidak dapat menyediakan sarana yang memadai untuk public monitoring proses pengadaan barang dan jasa.
3. Dan secara keseluruhan kelemahan dari pengadaan barang dan jasa konvensional adalah inefisiensi, kompetisi yang terbatas, praktek korupsi, dan berdampak pada kelemahan perkembangan ekonomi.

Pengadaan Barang dan Jasa Berbasis Elektronik (E-Procurement)

Pengadaan barang dan jasa merupakan salah satu fungsi manajemen yang penting, baik di sektor publik (pemerintahan) maupun di sektor swasta. Di sektor pemerintahan fungsi pengadaan menjadi lebih penting karena semakin besarnya tuntutan publik terhadap pelayanan yang dihasilkan dari proses pengadaan barang dan jasa pemerintah, serta semakin besarnya anggaran pemerintah yang dibelanjakan melalui proses pengadaan.

Pengadaan barang dan jasa berbasis internet atau e-procurement telah dijelaskan secara mendalam pada artikel Definisi Pengadaan Barang dan Jasa Berbasis Elektronik (E-Procurement). Serta cera singkat menurut Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Pasal 1 pengadaan barang/jasa secara elektronik atau e-procurement adalah pengadaan barang/jasa yang mengikuti ketentuan peraturan presiden tentang pengadaan barang/jasa pemerintah dan dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksielektronik sesuai dengan aturan perundang-undangan.

Perbedaan Pengadaan Konvensional dan berbasis Elektronik

Keuntungan yangdiharapkan dari penerapan e-procurement didasarkan pada adanya perbedaan karakter antara pengadaan barang dan jasa berbasis elektronik atau e-procurement dengan pengadaan barang dan jasa secara konvensional atau procurement.

Traditional procurement is a paper based process that is characterized by fragmented purchasing, of-contract buying, and lack of control of expenditure. E-procurement fasilitates, intergrated, streamlines the entire supply chain process (from consumers to supplier and back again) in a seamness, realtime, and interactive manner

Menurut Mitchel (MacManus, 2002:8)

Menurut Reddick, 2004 pengadaan barang dan jasa konvensional telah menyita waktu manajer dalam mengemas kertas kerja, dibanding mengelola supplier mereka atau menegosiasikan harga yang lebih baik. Dalam pengadaan barang dan jasa secara konvensional, pemesanan barang harus dilakukan melalui cara manual yang membutuhkan waktu lebih lama serta kebutuhan kertas yang banyak. Siklus pemesanan barang dan jasa menjadi lebih panjang.

Sebaliknya dalam proses e-procurement, menyediakan dimense baru dalam bisnis via elektronik yang bertumpu pada tiga elemen standar menurut Majdalawieh dan Bateman (2008:53), yaitu: e-sourcing, e-buying, dan e-marketplace. Masing-masing elemen tersebut terdiridari beberapa unsur-unsur spesifik.

E-sourcing

Merupkan proses otomatis dimana organisasi mengidentifikasi, memilih, dan mengelolah supliernya. E-sourcing menggunakan jaringan internet untuk melaksanakan tiga tahap utama proses pemasokan, meliputi e-analysis, e-tendering, dan e-auction. E-analysis merupakan tahapan yang meliputi tahapan proses analisis pengeluaran, pengelolaan permintaan, dan strategi pemasokan. Sedangkan e-tendering atau e-bidding adalah penawaran via internet yang memfasilitasi proses penawaran dari pengumuman penawaran hingga penandatangan kontrak. Elemen ini meliputi pertukaran semua dokumen dalam format elektronik. Kemudian e-auction atau penyelenggaraan via internet meliputi tiga langkah, menyampaikan tawaran, negosiasi kontrak serta evaluasi dan manajemen kontrak

e-buying

Merupakan proses transaksi yang dikelola oleh organisasi selama pengadaan barang dan jasa sehari-hari. Proses ini dilakukan via internet untuk menopang dua tahap utama dalam e-buying, yaitu e-purchasing dan pcards.

E-purchasing

Yaitu pembelian otomatis sebagai perluasan dari proses manual, dari identifikasi kebutuhan ke penciptaan daftar permintaan melalui pengiriman persetujuan, menjadi penciptaan daftar pembelian bagi penerima barang dan jasa. Sementara pcards (purchasing cards) ialah semacam kartu kredit bagi organisasi dalam pembelian barang dan jasa, dimana organisasi nantinya membayar kartu pernyataan pembelian. Program pcards ini dapat dilakukan oleh organisasi baik untuk pembayaran kepada suplier maupun membatasi pembelian pada jenis komoditas tertentu. Keuntungan pcards diantaranya mengurangi aktifitas standar dalam proses pembelian barang, mengurangi kertas kerja, hemat waktu, dan membuat penjual menerima transfer pembayaran lebih cepat. Elemen terakhir dari e-procurement adalah e-marketplace. Elemen ini berkenaan dengan pertukaran bisnis ke bisnis secara elektronik dimana perusahaan terdaftar sebagai pembeli atau suplier untuk mengkomunikasikan bisnis melalui internet. E-marketplace mengintegrasikan pengadaan barang dan jasa dari pembeli dengan pemenuhan sistem dari suplier, menciptakan standar tunggal bagi transaksi bisnis

Dengan mengacu pada tabel diatas maka dapat diketahui beberapa manfaat lebih dari e-Procurement ini. manfaat tersebut seperti layanan lebih cepat dikarenakan peserta lelang tidak memerlukan waktu ke tempat pengadaan barang dan jasa dilaksanakan dan tidak perlu melakukan birokrasi yang terkadang menghabiskan waktu tidak sedikit. manfaat lainnya adalah transparansi, akuntabel, efektif dan efisien karena dapat diakses kapan saja oleh siapa saja dan dimana saja dan dengan adanya e-Procurement ini menjadi satu upaya dalam mempersiapkan para penyedia barang/jasa nasional untuk menghadapi tantangan dan bersaing diperkembangan global saat ini

Sumber :

Reddick, C.G (2004). “Empirical Models ofE-Govemment Growth in Local Governments”, E -Service Journal, Volume 3 (2), halaman 59-84.

Majdalawieh, Bateman (2008:53). “Tejari and E-procurement: Moving to Paperless Business Processes”